Foretræde for og træffetid i et politisk udvalg
Få foretræde for et politisk udvalg
En borger, forening eller virksomhed i Odsherred Kommune kan få foretræde for et udvalg på et udvalgsmøde, hvis borgeren, foreningen eller virksomheden er part i en sag, som udvalget skal behandle.
Formålet med at få foretræde er at styrke dialogen og inddragelsen i det politiske arbejde, herunder at få belyst enkeltpersoners eller gruppers synspunkter i en konkret sag, inden sagen behandles i udvalget.
Anmodningen om foretræde fremsendes til udvalgssekretæren og vurderes af udvalgsformanden i forhold til relevans. Af hensyn til planlægningen af udvalgets møde skal ønsket om foretræde for et udvalg være fremsendt pr. e-mail senest 2 hverdage forud for mødet. Anmodningen skal indeholde kontaktoplysninger på den/de personer, der ønsker foretræde, samt hvilken sag/sager på dagsordenen det vedrører.
Der kan kun søges om foretræde én gang i et sagsforløb, hvis sagen behandles i både fagudvalg (herunder flere fagudvalg) og Økonomiudvalget.
Sådan foregår mødet
Et foretræde er af begrænset varighed - maks. 15 min. - og formålet er at forelægge sagen. Udvalgsmedlemmerne kan stille opklarende spørgsmål. Udvalgsformanden leder drøftelserne under foretrædet. Selve beslutningen i sagen og den politiske drøftelse tages i udvalget for lukkede døre, efter at foretrædet er afsluttet.
Træffetid forud for møde i fagudvalg
Træffetid handler om at drøfte et anmeldt emne/tema inden for udvalgets område. Formålet er at høre borgernes synspunkter om et emne/en problemstilling og få en kort dialog for at forbedre beslutningsgrundlaget i sager på udvalgets område samt skabe en forståelse for de beslutninger, der træffes.
Én gang pr. halve år forud for de ordinære møder i marts og oktober er der mulighed for træffetid.
Enhver borger, forening eller virksomhed i Odsherred Kommune kan benytte sig af muligheden for træffetid.
Af hensyn til planlægningen af træffetiden skal den/de, der ønsker at benytte sig af træffetiden, have meldt deres emne til udvalgssekretæren senest 14 dage før mødet. Emnerne vurderes af udvalgsformanden i forhold til relevans. Anmodningen skal indeholde kontaktoplysninger på den/de personer, der vil møde frem samt emnet for mødet.
Emnet kan både vedrøre en sag, som er optaget på dagsordenen for det efterfølgende møde i fagudvalget, eller det kan være af almen interesse inden for udvalgets område.
Sådan foregår mødet
Den samlede tid for træffetid på de to årlige møder kan højst tilsammen være en time pr. gang. Der afsættes som udgangspunkt 15 min. pr. emne. Hvis der er mange anmodninger om træffetid, kan der være afsat kortere tid til hvert emne.
På mødet redegør den/de fremmødte for sagen/emnet. Vær forberedt, så du/I kort og præcist kan præsenterer dine/jeres synspunkter for udvalget. Udvalgsmedlemmerne kan stille opklarende spørgsmål eller komme med kommentarer, men der kan ikke forventes nogen stillingtagen fra udvalget i træffetiden.
Udvalgsformanden leder drøftelserne og afgøre eventuelle tvivlsspørgsmål i forhold til disse retningslinjer, ligesom hun/han vurderer, hvornår træffetiden for hvert emne og hele træffetiden er afsluttet. Udvalgsformanden afviser spørgsmål, der indeholder angreb på personer, eller hvis en besvarelse af spørgsmål vil betyde omtale af fortrolige oplysninger.
Der kan kun søges om træffetid én gang i et sagsforløb, hvis sagen optræder i både fagudvalg (herunder flere fagudvalg) og Økonomiudvalget.
Øvrigt
Muligheden for at møde et udvalg både ved foretræde og ved træffetid om emne bortfalder i en periode af 3 måneder forud for kommunalvalg.
Modellen evalueres efter et 1½ års virke.
Sådan gør du
Ønsker du/I at gøre brug af en af ovenstående muligheder, så kontakt udvalgssekretæren for det pågældende udvalg for nærmere aftale.
Børne-, Unge og Uddannelsesudvalget
Ulla Gramstrup
ullgr@odsherred.dk
Klima- og Miljøudvalget
Thomas Knudsen
thokn@odsherred.dk
Social-, Ældre- og Psykiatriudvalget
Ulla Gramstrup
ullgr@odsherred.dk
Trivsels-, Sundheds- og Forebyggelsesudvalget
Claus Steen Madsen
clsma@odsherred.dk
Vækst- og Udviklingsudvalget
Thomas Knudsen
thokn@odsherred.dk
Økonomiudvalget
Claus Steen Madsen
clsma@odsherred.dk