Foretræde og træffetid i udvalg

Formålet med at få foretræde er at styrke dialogen og inddragelsen i det politiske arbejde, herunder at få belyst enkeltpersoners eller gruppers synspunkter i en konkret sag, inden sagen behandles i udvalget.

Anmodningen om foretræde fremsendes til udvalgssekretæren og vurderes af udvalgsformanden i forhold til relevans. Af hensyn til planlægningen af udvalgets møde skal ønsket om foretræde for et udvalg være fremsendt pr. e-mail senest 2 hverdage forud for mødet. Anmodningen skal indeholde kontaktoplysninger på den/de personer, der ønsker foretræde, samt hvilken sag/sager på dagsordenen det vedrører.

Der kan kun søges om foretræde én gang i et sagsforløb, hvis sagen behandles i både fagudvalg (herunder flere fagudvalg) og Økonomiudvalget.

Et foretræde er af begrænset varighed - maks. 15 min. - og formålet er at forelægge sagen. Udvalgsmedlemmerne kan stille opklarende spørgsmål. Udvalgsformanden leder drøftelserne under foretrædet. Selve beslutningen i sagen og den politiske drøftelse tages i udvalget for lukkede døre, efter at foretrædet er afsluttet.

Formålet er at høre borgernes synspunkter om et emne/en problemstilling og få en kort dialog for at forbedre beslutningsgrundlaget i sager på udvalgets område samt skabe en forståelse for de beslutninger, der træffes.

Enhver borger, forening eller virksomhed i Odsherred Kommune kan benytte sig af muligheden for træffetid.

Af hensyn til planlægningen af træffetiden skal den/de, der ønsker at benytte sig af træffetiden, have meldt deres emne til udvalgssekretæren senest 14 dage før mødet. Emnerne vurderes af udvalgsformanden i forhold til relevans. Anmodningen skal indeholde kontaktoplysninger på den/de personer, der vil møde frem samt emnet for mødet.

Emnet kan både vedrøre en sag, som er optaget på dagsordenen for det efterfølgende møde i fagudvalget, eller det kan være af almen interesse inden for udvalgets område.

Der kan kun søges om træffetid én gang i et sagsforløb, hvis sagen optræder i både fagudvalg (herunder flere fagudvalg) og Økonomiudvalget.

Den samlede tid for træffetid på de to årlige møder kan højst tilsammen være en time pr. gang. Der afsættes som udgangspunkt 15 min. pr. emne. Hvis der er mange anmodninger om træffetid, kan der være afsat kortere tid til hvert emne.

På mødet redegør den/de fremmødte for sagen/emnet. Vær forberedt, så du/I kort og præcist kan præsenterer dine/jeres synspunkter for udvalget. Udvalgsmedlemmerne kan stille opklarende spørgsmål eller komme med kommentarer, men der kan ikke forventes nogen stillingtagen fra udvalget i træffetiden.

Udvalgsformanden leder drøftelserne og afgøre eventuelle tvivlsspørgsmål i forhold til disse retningslinjer, ligesom hun/han vurderer, hvornår træffetiden for hvert emne og hele træffetiden er afsluttet. Udvalgsformanden afviser spørgsmål, der indeholder angreb på personer, eller hvis en besvarelse af spørgsmål vil betyde omtale af fortrolige oplysninger.