Privatlivs- og persondatapolitik

Odsherred Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig. Det gælder alle de personoplysninger, som behandles i forbindelse med vores rolle som offentlig myndighed og i forbindelse med vores services som fx nyhedsbreve.  

Når Odsherred Kommune modtager eller indsamler personoplysninger om dig, skal vi efter reglerne i databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger. Vi skal bl.a. orientere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger og hvilke særlige rettigheder, du har, når vi behandler personoplysninger om dig.

Når vi modtager dine personoplysninger, træffer vi de nødvendige foranstaltninger for, at oplysningerne behandles sikkert. Herved sikres, at oplysningerne ikke kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesreglerne.

Du vil få mere præcise oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger fra de enkelte afdelinger, som du er i kontakt med.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne udføre vores opgaver som kommune. Vi er eksempelvis nødt til at behandle dine personoplysninger for at kunne behandle din sag eller levere en ydelse til dig. Vi skal desuden opbevare dine oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Vi kan i visse tilfælde også anvende dine personoplysninger til, som kommune, at udsende spørgeskemaundersøgelser med udgangspunkt i lokale interesser.

Vi behandler alene de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi lever op til vores forpligtelser som kommune, medmindre vi forinden har indhentet udtrykkeligt samtykke fra dig til at behandle dine oplysninger i videre omfang. Dette gælder uanset, hvor personoplysningerne stammer fra.

Dine personoplysninger stammer enten fra dig selv eller fra andre, herunder fra andre myndigheder eller offentligt tilgængelige kilder.

Alle ansatte i Odsherred Kommune har tavshedspligt, og vi videregiver kun fortrolige personoplysninger om dig, hvis vi i lovgivningen er forpligtet hertil, eller hvis du har givet dit samtykke.

I nogle tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan f.eks. ske ved offentliggørelse af ikke-fortrolige oplysninger på vores hjemmeside m.v., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Vi overlader dine personoplysninger til vores databehandlere, som eksempelvis er eksterne leverandører, der bistår med drift og administration af vores it-systemer. Vores databehandlere må kun behandle data i overensstemmelse med de aftaler, som vi har indgået med dem og i overensstemmelse med vores instruktioner.

Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post.

Vi sletter dine personoplysninger, når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Kommunens sager overføres til Rigsarkivet efter arkivlovens regler herom. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Retsgrundlaget for vores behandling af persondata, herunder eventuel videregivelse til andre, følger af reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Ud over reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder der særlige regler om håndtering af personoplysninger på specifikke områder. Når der findes sådanne særlige regler, følger vi naturligvis også disse.

Når dine personoplysninger er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, skal vi ikke have et samtykke fra dig til at behandle oplysningerne. I modsat fald skal vi have samtykke. Vi skal f.eks. have et samtykke fra dig til at bruge et portrætbillede af dig på vores hjemmeside eller til at sende nyhedsbreve til dig. 

Du kan bede om indsigt i, hvilke personoplysninger Odsherred Kommune behandler om dig. Dette skal være med til at sikre din mulighed for at tjekke, at det er de korrekte personoplysninger, Odsherred Kommune behandler, samt at de behandles lovligt. 

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Som offentlig myndighed er Odsherred Kommune imidlertid underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller en anden beslutning i sin tid blev truffet på.

Det betyder, at kommunen i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. Derfor beholder vi de oprindelige, men måske forkerte personoplysninger af hensyn til dokumentationspligten. De korrekte personoplysninger tilføjes imidlertid sagen.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. 

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset, da kommunen bl.a. er underlagt reglerne om notatpligt, journalisering og arkivering.

Retten til at blive glemt og dermed til at få slettet sine personoplysninger gælder heller ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne er nødvendig for, at Odsherred Kommune kan varetage sine opgaver som offentlig myndighed.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Odsherred Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Odsherred Kommune vil vurdere, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et læsevenligt format og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden, hvis det er teknisk muligt.

Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse – herunder profilering – i tilfælde, hvor afgørelsen har en betydelig påvirkning for dig. En behandling eller afgørelse er automatisk, hvis der ikke er nogen fysisk person involveret.